« Est-ce que j'embauche une secrétaire, ou est-ce que j'externalise ? » C'est l'une des décisions structurantes pour un cabinet ou une petite entreprise. Le piège classique consiste à comparer un salaire brut à un forfait mensuel : ce n'est pas le bon calcul. Pour décider, il faut mettre en regard le coût complet d'un poste et votre volume réel d'appels.
Le coût complet d'une secrétaire salariée
Le salaire net n'est que la partie visible. Un poste de secrétaire représente bien plus :
- les charges sociales patronales, qui s'ajoutent au brut ;
- les congés payés et jours fériés, pendant lesquels le poste reste à couvrir ;
- les absences (maladie, formation) et leur remplacement ;
- le matériel et le poste de travail (bureau, téléphonie, logiciel) ;
- le temps de recrutement et de formation, rarement compté.
Surtout, une secrétaire salariée ne couvre que ses heures de présence. Les pauses, les déjeuners, les congés et le hors-horaires restent des trous où la ligne sonne dans le vide — sauf à embaucher davantage.
Ce que couvre un service externalisé
Un télésecrétariat fonctionne sur un modèle mutualisé : vous ne payez pas un poste, mais la prise en charge de vos appels. Les conséquences sont concrètes :
- aucune charge sociale, aucun recrutement, aucun remplacement à gérer ;
- une continuité sans trou : pas de congés ni de pauses à couvrir ;
- une amplitude horaire étendue, jusqu'au soir et au week-end selon la formule ;
- un coût variable, indexé sur votre volume d'appels réel.
À partir de quel volume basculer ?
Il n'existe pas de seuil universel, mais une logique claire : l'externalisation est d'autant plus avantageuse que votre volume d'appels est irrégulier ou partiel. Quelques repères :
| Votre situation | Option souvent la plus adaptée |
|---|---|
| Flux d'appels modéré ou irrégulier | Externalisation : vous ne payez que l'usage réel |
| Besoin uniquement aux pics, pauses ou hors horaires | Externalisation en débordement ou sur plages |
| Flux très élevé et constant toute la journée | Poste salarié, éventuellement complété en débordement |
| Besoin de tâches sur place (accueil physique, dossiers) | Poste salarié : l'externalisation ne couvre que le téléphone |
Beaucoup de cabinets adoptent une solution mixte : une présence sur place aux heures pleines, complétée par un télésecrétariat en débordement pour absorber les pics, les pauses et le hors-horaires. Le meilleur des deux mondes, sans embaucher un second poste.
Ce qu'il faut retenir
Comparer un salaire à un forfait fausse la décision. Le vrai calcul oppose le coût complet d'un poste (charges, congés, remplacement, matériel) à un service variable indexé sur votre usage. Plus votre besoin est partiel ou irrégulier, plus l'externalisation est rentable ; un flux dense et constant peut justifier un poste salarié, souvent complété en débordement. Pour situer un budget, consultez nos tarifs du télésecrétariat.
Sources officielles
- URSSAF — Coût d'un salarié : cotisations et contributions sociales.
- service-public.fr — Embauche d'un salarié : obligations de l'employeur.