En bref.
- Au régime réel (déclaration contrôlée, BIC réel ou société), le télésecrétariat est une charge déductible du résultat : il est engagé dans l'intérêt de l'activité.
- En micro-entreprise, aucune charge réelle ne se déduit : l'abattement forfaitaire couvre tout.
- La TVA facturée se récupère si vous facturez vous-même la TVA ; pas si vous êtes en franchise en base ou si vos soins sont exonérés.
- Sans facture conforme, pas de déduction : classez-la chaque mois avec le contrat.
Quand on compare le coût d'un télésecrétariat à celui d'une secrétaire salariée, le prix affiché ne raconte qu'une partie de l'histoire. Une dépense professionnelle réduit le résultat imposable, et la TVA se récupère souvent. Bien traité comptablement, un télésecrétariat coûte donc moins cher que son tarif brut ne le laisse penser. Voici les repères — sans se substituer à votre expert-comptable.
Le principe de la charge déductible
Une dépense est déductible du résultat professionnel dès lors qu'elle est engagée dans l'intérêt de l'activité et correctement justifiée. Le télésecrétariat, qui assure l'accueil et la prise de rendez-vous de votre activité, entre naturellement dans ce cadre. Concrètement :
- la dépense doit se rattacher à l'exercice professionnel, pas à un usage privé ;
- elle doit être appuyée d'une facture en bonne et due forme ;
- elle est déduite sur l'exercice où elle est engagée.
Profession libérale en BNC
Pour un médecin, un kiné, un avocat ou un expert-comptable à la déclaration contrôlée, le Code général des impôts admet en déduction les dépenses nécessitées par l'exercice de la profession. La règle de rattachement est en principe celle des sommes effectivement payées dans l'année : un abonnement de décembre réglé en janvier compte sur l'année suivante. L'abonnement figure dans les frais de la déclaration professionnelle, dans la rubrique que votre comptable ou votre association de gestion agréée utilise pour les services extérieurs.
Entreprise au BIC réel ou société à l'IS
Pour une entreprise individuelle au réel ou une société (SARL, SAS, SELARL…), le télésecrétariat est un frais général déductible du résultat, comme l'abonnement téléphonique ou le logiciel de gestion. Ici, on raisonne en engagements : la prestation de décembre se rattache à l'exercice de décembre, même payée plus tard. En société à l'IS, l'économie se calcule au taux de l'impôt sur les sociétés (15 % sur la première tranche de bénéfice pour les PME éligibles, 25 % au-delà).
Micro-entreprise ou régime réel : la vraie ligne de partage
C'est le point le plus souvent oublié. En micro-BNC ou en micro-BIC, l'impôt ne porte pas sur vos recettes moins vos frais réels, mais sur vos recettes après un abattement forfaitaire. Vous ne déduisez donc ni le télésecrétariat, ni le loyer, ni le logiciel : l'abattement est censé tout couvrir.
| Votre régime | Le télésecrétariat réduit-il le bénéfice imposable ? |
|---|---|
| Micro-BNC (professions libérales) | Non : abattement forfaitaire de 34 % sur les recettes |
| Micro-BIC prestations de services | Non : abattement forfaitaire de 50 % |
| Déclaration contrôlée BNC | Oui, pour son montant réel payé dans l'année |
| BIC réel (simplifié ou normal) | Oui, comme frais général de l'exercice |
| Société à l'IS (SARL, SAS, SELARL, SELAS) | Oui, déduit du résultat soumis à l'IS |
| Société civile de moyens (SCM) | La SCM paie et refacture : chaque associé déduit sa quote-part |
Le plafond de la micro-entreprise pour les activités libérales et les prestations de services est de 83 600 € de recettes pour les revenus 2026. Si vos frais réels (télésecrétariat, local, matériel, déplacements) dépassent nettement l'abattement, opter pour le régime réel peut devenir intéressant : c'est une simulation à faire avec votre comptable, une année avant de basculer.
La question de la TVA
Les télésecrétariats facturent la TVA au taux normal de 20 %. Si vous êtes assujetti et facturez vous-même la TVA, celle de votre télésecrétariat est en principe déductible : votre coût réel est le montant hors taxes. Deux situations changent la donne :
- vous êtes en franchise en base (vos factures portent la mention « TVA non applicable, article 293 B du CGI ») : vous ne récupérez pas la TVA, le coût réel est le TTC. Pour 2026, la franchise s'applique aux prestations de services sous 37 500 € de chiffre d'affaires ;
- votre activité est exonérée : c'est le cas des soins dispensés par les professions médicales et paramédicales réglementées. La TVA sur vos achats n'est alors pas récupérable.
| Profession | TVA sur vos honoraires | TVA du télésecrétariat |
|---|---|---|
| Médecin, dentiste | Exonérée (soins) | Non récupérable : coût TTC |
| Kiné, infirmier, orthophoniste | Exonérée (soins) | Non récupérable : coût TTC |
| Vétérinaire | Due (20 %) | Récupérable : coût HT |
| Avocat, notaire | Due (20 %) | Récupérable : coût HT |
| Expert-comptable | Due (20 %) | Récupérable : coût HT |
| Artisan (plombier, électricien…) | Due, sauf franchise en base | Récupérable hors franchise |
Ce point pèse lourd dans le calcul, notamment en santé où l'exonération est fréquente. C'est aussi un élément à intégrer quand on arbitre entre embaucher ou externaliser.
Exemple chiffré : ce que coûte vraiment un forfait
Prenons un forfait courant de 250 € HT par mois, soit 300 € TTC, ou 3 600 € TTC sur l'année (voir nos tarifs indicatifs). Selon votre situation, le coût net n'a rien à voir.
| Profil | Charge déduite | Économie d'impôt (TMI 30 %) | Coût net annuel |
|---|---|---|---|
| Avocat, déclaration contrôlée, TVA récupérée | 3 000 € (HT) | 900 € | ≈ 2 100 € |
| Kiné, déclaration contrôlée, soins exonérés | 3 600 € (TTC) | 1 080 € | ≈ 2 520 € |
| Société à l'IS au taux de 15 %, TVA récupérée | 3 000 € (HT) | 450 € | ≈ 2 550 € |
| Micro-BNC en franchise de TVA | Aucune | 0 € | 3 600 € |
| Micro-BIC hors franchise, TVA récupérée | Aucune | 0 € | 3 000 € |
Exemple chiffré. Pour le kiné à la déclaration contrôlée, l'économie ne s'arrête pas à l'impôt : ses cotisations sociales sont calculées sur le bénéfice, qui baisse aussi de 3 600 €. Le coût net réel est donc encore inférieur à 2 520 €. À l'inverse, le micro-entrepreneur supporte la dépense en entier : pour lui, chaque appel facturé compte, et un paiement à l'appel peut être plus juste qu'un forfait.
Télésecrétariat ou secrétaire salariée : l'angle fiscal
Un salaire est lui aussi une charge déductible. La différence se joue ailleurs :
- Les cotisations patronales s'ajoutent au salaire brut, alors que le télésecrétariat facture un prix tout compris ;
- la taxe sur les salaires : un employeur qui n'est pas soumis à la TVA sur au moins 90 % de son chiffre d'affaires (cas d'un cabinet médical) peut la devoir sur les rémunérations versées. Une prestation externalisée n'y est pas soumise ;
- la TVA : un salaire ne porte pas de TVA, une prestation oui. Pour un cabinet exonéré, cette TVA de 20 % reste à sa charge ;
- les coûts cachés d'un poste (congés, remplacements, matériel, formation) n'existent pas avec un abonnement.
Le comparatif complet, volume d'appels par volume d'appels, est détaillé dans notre guide embaucher une secrétaire ou externaliser.
Les justificatifs à conserver
La déduction ne tient que si vous pouvez la justifier. Une routine simple suffit, à tenir chaque mois :
- Récupérez la facture dans l'espace client du prestataire, au nom de votre activité (pas à votre nom personnel seul).
- Vérifiez les mentions : numéro et date, identité et SIREN des deux parties, désignation de la prestation et de la période, montant HT, taux et montant de TVA, total TTC.
- Rapprochez-la du paiement sur le relevé du compte professionnel.
- Classez-la avec le contrat et ses avenants, qui attestent de la nature du service.
- Conservez le tout au moins six ans (délai du contrôle fiscal), dix ans pour une comptabilité commerciale.
Avec la réforme de la facturation électronique, toutes les entreprises doivent pouvoir recevoir des factures électroniques depuis le 1er septembre 2026 ; l'obligation d'en émettre s'étend aux PME et micro-entreprises au 1er septembre 2027. Demandez à votre télésecrétariat comment il transmettra ses factures. Ces pièces se recoupent avec les clauses de facturation du contrat : autant les relire, comme détaillé dans notre article sur les clauses à vérifier.
Attention aux erreurs fréquentes. Déduire le TTC alors que vous récupérez la TVA (double avantage refusé en contrôle) ; récupérer la TVA alors que vos soins sont exonérés ; déduire en micro-entreprise une charge que l'abattement couvre déjà ; garder un simple relevé bancaire sans facture. Le traitement exact dépend de votre situation : faites valider le montage par votre expert-comptable.
Ce qu'il faut retenir
Le coût d'un télésecrétariat est en principe une charge déductible du résultat, et sa TVA est souvent récupérable — sauf franchise en base ou activité exonérée. Le vrai coût se lit donc hors taxes au régime réel, TTC pour un cabinet de santé, et sans déduction en micro-entreprise. Pour choisir un service adapté à votre métier, voyez nos pages télésecrétariat médical et télésecrétariat pour avocat, puis comparez chiffres en main avec nos tarifs.
Questions fréquentes
Un médecin peut-il déduire son télésecrétariat ?
Oui, s'il déclare ses bénéfices au régime de la déclaration contrôlée : l'abonnement est une dépense nécessitée par l'exercice de la profession. En revanche, ses soins étant exonérés de TVA, il ne récupère pas la TVA facturée : la charge déductible est le montant TTC.
Et si je suis en micro-BNC ?
En micro-BNC, on ne déduit aucune charge réelle : l'administration applique un abattement forfaitaire de 34 % sur vos recettes, censé couvrir tous vos frais. Le télésecrétariat reste une dépense utile, mais il ne réduit pas votre bénéfice imposable.
La TVA du télésecrétariat est-elle récupérable pour un avocat ?
En principe oui : un avocat facture la TVA sur ses honoraires et peut donc déduire la TVA payée sur ses dépenses professionnelles, dont le télésecrétariat. Son coût réel se lit alors hors taxes.
Faut-il un contrat écrit pour déduire la dépense ?
La loi exige surtout une facture conforme. Le contrat n'est pas une condition de la déduction, mais il prouve la nature et l'intérêt professionnel du service en cas de contrôle : gardez-le avec les factures.
Combien de temps conserver les factures du télésecrétariat ?
Au moins six ans pour répondre à un contrôle fiscal, et dix ans si elles servent de pièces justificatives d'une comptabilité commerciale. Une copie numérique fiable suffit.
Un télésecrétariat payé par carte personnelle est-il déductible ?
Oui, à condition que la facture soit au nom de l'activité et que la dépense soit bien professionnelle. Mieux vaut toutefois régler depuis le compte dédié à l'activité : le rapprochement est plus simple et le justificatif plus solide.
Sources officielles
- Code général des impôts — article 93 (dépenses déductibles en BNC), article 39 (frais généraux des entreprises), article 261 (exonération des soins), article 293 B (franchise en base), article 231 (taxe sur les salaires).
- impots.gouv.fr / BOFiP — Charges déductibles du résultat professionnel : conditions générales.
- entreprendre.service-public.gouv.fr — Franchise en base de TVA, seuils de la micro-entreprise, facturation électronique.
- Livre des procédures fiscales — article L102 B (durée de conservation des pièces).